Описание схемы информационных потоков

1.4 Описание схемы информационных потоков модели «AS-IS», функционирующих при подготовке и ведении документации, сопровождающей процесс реализации готовой продукции предприятия

Основным направлением деятельности ООО «Новодугино-контракт» является производство мукомольной продукции и ее реализация клиентам.

Отгрузка продукции осуществляется на основании заключенных договоров между клиентом и ООО «Новодугино-контракт». Поиском клиентов и заключением с ними договоров занимаются сотрудники отдела реализации.

Прежде чем составить договор о поставке продукции, с клиентом оговаривается цена и порядок доставки ему готовой продукции и порядок оплаты клиентом предоставленной ему продукции. Предполагается, что клиент самостоятельно производит транспортировку приобретенной им продукции. Но, также клиенту предоставляется возможность произвести доставку транспортом продавца, т.е. ООО «Новодугино-контракт», только в этом случае каждая единица продукции, купленной клиентом увеличится на определенную сумму. Размер наценки за услугу по доставке продукции будет рассчитан работником экономического отдела. Сделав расчеты, специалисты передают результаты выполненных расчётов о стоимости услуг по доставке продукции менеджеру предприятия, который сообщает генеральному директору о возможности совершения новой услуги по доставке груза и, получив согласие, заключает договор с клиентом.

После подписания, один экземпляр документов остается в ООО «Новодугино-контракт», а второй отдается клиенту.

Все отчеты о деятельности предприятия и количестве отгруженной и реализованной продукции передаются в ОАО «Росконтракт-Агро».

Рисунок 1.1 – Схема информационных потоков в ИС по подготовке и ведению документации, сопровождающей процесс реализации продукции

Информационный поток из отдела реализации в отдел кадров (1) направлен на получение данных о сотрудниках предприятия. Из отдела кадров поступает необходимая информация обо всех работниках предприятия и их персональных данных, необходимых в работе отдела (2). Данная информация используется при составлении доверенностей и формирование командировочных удостоверений.

В лабораторию из отдела реализации поступает запрос о характеристиках производимой продукции для предоставления этих данных клиентам, а также размещения данной информации в прайс-листе организации (4). Из лаборатории в отдел поступает запрашиваемая информация (3).