Ключи в Ms Access

Первичный ключ – это уникальная характеристика для каждой записи в пределах таблицы. Программа Access поддерживает два типа первичных ключей: простой и составной.

В роли простого ключа может выступать одно уже из существующих полей таблицы, если в данном поле нет пустых и повторяющихся значений. Примерами таких полей могут быть номера машин, инвентарные номера, идентификационные коды. Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. Для таблицы Сотрудники, например, теоретически можно использовать в качестве первичного ключа комбинацию двух полей, Фамилию и Имя. Однако вполне возможно, что в компании появится еще один сотрудник с таким же именем и фамилией, как у кого-либо из уже работающих.

Очевидно, что к полю (полям), претендующему на роль первичного ключа, предъявляются довольно жесткие требования. Поэтому общепринятой практикой считается создание специального поля идентифицирующего поля, которое выполняет функции ключа (например, Код клиента, Код заказа). С добавлением каждой новой записи в таблицу в это поле заносится специальное значение (как правило, числовое), уникально определяющее запись. В приложении Access организовать такую нумерацию можно благодаря типу данных Счетчик, который присваивает каждой новой записи свой номер, генерируя последовательность чисел с шагом 1 (или случайным образом).

Существуют основные правила, которые приняты для ключей в Access:

– для удобства ключевое поле обычно указывается в структуре таблицы первым;

– если для таблицы определен первичный ключ, программа Access автоматически блокирует ввод в это поле повторяющихся значений или значения Null (пусто);

– Access автоматически сортирует записи таблицы по первичному ключу;

– поле первичного ключа является индексом, с помощью которого ускоряется сортировка и поиск записей.

Чтобы установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, выполните следующие действия:

– в режиме конструктора выделите поле, которое будет играть роль первичного ключа;

– кликните по кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктора таблиц или выберите команду главного меню Правка – Ключевое поле (слева возле имени выделенного поля появится символ ключа);

– после указания ключевого поля таблицу необходимо сохранить, для чего необходимо кликнуть по кнопке Сохранить панели инструментов конструктор таблиц и в открывшемся окне ввести имя таблицы и кликнуть по кнопке Ок.

Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится соответствующее предупреждение, и программа Access предложит Вам создать ключевое поле до закрытия таблицы.