С точки зрения пользователя, создание пустой базы данных – это некая формальная процедура, извещающая систему о ваших намерениях в дальнейшем заполнить этот файл базы данных реальными таблицами, формами, отчетами и другими объектами.
Чтобы создать файл новой баз данных, выполните следующие действия.
1. Запустить программу Microsoft Access: Пуск – Все программы (или программы) – Microsoft Office – Microsoft Access. Если в окне программы Access у вас уже открыта область задач (в правой части окна), выберите пункт Новая база данных. Если область задач не отображена, то открыть ее можно щелкнув на кнопке Создать панели инструментов (или выбрать Файл – Создать). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.
2. В текстовом поле Имя файла открытого диалогового окна (по умолчанию в этом поле указано имя db1) укажите имя нового файла базы данных (расширение .mdb система Access добавит автоматически) и выберите место его хранения (папку). Для этого щелкните на стрелке раскрывающегося списка Папка в верхней части окна и выберите в дереве каталогов нужную папку.
3. Указав все необходимые параметры для нового файла базы данных, щелкните на кнопке Создать. В рабочем пространстве Access откроется окно созданной новой базы данных.
В строке заголовка этого окна указано имя базы данных (db1) и формат файла (формат Access 2000).
На панели Объекты расположены все необходимые объекты для работы с базой данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули. После создания новой базы данных по умолчанию выбран объект Таблицы, поскольку следующим шагом после создания файла базы данных является создание таблиц, а таблица – это основа любой базы данных, без которой она не может существовать. Обязательно нужно создать хотя бы одну таблицу, на основании которой можно создавать формы, запросы, отчеты и т.п..
Чтобы закрыть базу данных необходимо воспользоваться одним из следующих способов: выбрать команду Файл – Закрыть; щелкнуть на служебной кнопке Закрыть (кнопка крестик), расположенной в правом верхнем углу окна текущей базы данных Access; дважды щелкнуть на пиктограмме базы данных, расположенной слева в строке заголовка окна текущей базы данных.
В любом случае при выходе из базы данных все внесенные в нее изменения программа Access автоматически сохранит. Но если модификация затронула макеты и структуру объектов базы данных, то система запросит у Вас соответствующее подтверждение на сохранение изменений.