На основании рассмотренных ранее информационных потоков (модели AS-IS) были выявлены недостатки функционирования подсистемы реализации готовой продукции на предприятии ООО «Новодугино-контракт»:
− отсутствие оперативной информации в произвольные моменты времени о количестве реализованной продукции и об остатках продукции на складах предприятия;
− отсутствие статистических данных о «постоянных» покупателях продукции.
− отсутствие оперативной информации о должниках предприятия на текущую дату;
− отсутствие учета поступающих от клиентов заказов;
− оформление некоторой необходимой в работе документации вручную (командировочное удостоверение, договора, прайс-лист);
− произведение вручную некоторых расчетов, используемых в процессе реализации товара покупателю (расчет наценки за доставку, расчет стоимости 1 км. доставки);
− отсутствие учета отделом реализации по внесению оплат за продукцию клиентами (учет приходно-кассовых ордеров и выписок банка).
На основе исследования предметной области можно выделить следующие основные функции для разрабатываемой АИС подготовки и ведения документации, сопровождающей процесс реализации готовой продукции предприятия:
− ведение картотеки клиентов;
− подготовка и оформление договоров, их регистрация и учет;
− произведение необходимых расчетов и формирование соответствующего справочника;
− подготовка документации на реализуемую продукцию (накладные и счета-фактур), а также ведение их учета;
− подготовка доверенностей на сотрудников предприятия, связанных с деятельностью реализации продукции, а также их учет;
− подготовка командировочных удостоверений на сотрудников предприятия, связанных с деятельностью реализации продукции, а также их учет;
− ведение учета поступлений денежных средств от клиентов за реализованную им продукцию;
− формирование списка должников предприятия;
− ведение учета наличия готовой продукции на складе предприятия;
− ведение учета поступающих от клиентов заказов.
Разработка АИС для вышеперечисленных задач позволит повысить эффективность и оперативность деятельности работников отдела реализации на различных стадиях реализации и оформления документации на реализуемую продукцию. Благодаря автоматизации оформления некоторой документации, которая на данный момент оформляется вручную, у работников отдела сократится время на выполнение данных операций, а систематизация документации сократит время на поиск необходимой информации.